Quando da troca de gestão, seja da administradora ou do síndico. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos.

Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, siga o checklist abaixo. Ele oferece a lista de toda a documentação necessária para um estudo completo da saúde atual do condomínio.

Também é importante frisar que as administradoras de condomínio pedem um período de 30 a 60 dias para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato.

Administradora

Documentos:

Na transação de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:

• Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;
• Benefícios Trabalhistas e Tributos;
• Comprovantes de Pagamentos de Contas;
• Circulares Entregues;
• Cartas de Comunicação;
• Cadastro Atualizado de Condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
• Livro de Atas;
• Cartão do CNPJ; Certificado Digital
• Convenção Condominial e Especificação;
• Relatório da Última Emissão de Boletos;
• Livro de Registro de Empregados e Balancetes.
• Relatório de Moradores/Proprietários/Inquilinos
• Prestação de Contas/Balancete - último 6 meses;
   

Procedimentos:

Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.

Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.

Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a outra gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.

A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.

De acordo com o artigo 1.347 do Código Civil, compete ao síndico “dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio”.

Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

Síndico

Documentos:

Fazer uma troca de bastão entre as gestões é fundamental para que haja tranquilidade tanto para quem está chegando, como para quem está deixando o cargo. Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas, para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como relacionada a uma obra em andamento no condomínio. Além disso, na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:

• Apólices de Seguro;
• Cartão de CNPJ;
• Folhas de Ponto de Funcionários;
• Laudos PCMSO/PPRA;
• Livro de Inspeção do Trabalho;
• Escritura de Convenção;
• Regulamento Interno;
• Livros de Atas de Assembleia;
• Contratos;
• Pastas de Prestações de Contas;
• Planilhas de Orçamentos;
• Plantas do Condomínio;
• Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura);
• Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais).

Procedimentos:

É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.

Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.

Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros. Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.

Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma assembleia. A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior.

Fontes consultadas: Mayb Ferreira – Síndica; Dr. Daphnis Citti de Lauro – Advogado Especialista em Condomínios; Hubert Gebara – Vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP; Conteúdo SíndicoNet.